Logística de eventos: el valor del trabajo en equipo  (II)

 

A la par de las actividades presenciales, los conciertos, congresos y conferencias en línea se han vuelto parte de nuestro día a día, algo normal y cotidiano. El éxito para cumplir con las expectativas de cada una de las personas que asisten a un evento o se conectan frente a las pantallas pasa por la experiencia on line de las empresas productoras y, por supuesto, por toda su trayectoria en el mundo real.

“Se trata de lograr una apropiación del conocimiento, de saber cómo funcionan los medios tecnológicos e integrarlos con la dinámica de un espectáculo.  Buscamos equiparar la experiencia virtual con la del mundo físico, el mundo real. Requiere de mucha creatividad”. Así lo sostiene Jorge Pineda, gerente de Excalibur Producciones para quien el gran foco es: “¿cómo crear un momento agradable? Y que haya recordación”.

Es ahí cuando la logística de los organizadores se convierte en la gran ventaja competitiva. Sin embargo, el enfoque tiene que ver más que con la distribución y la mayor exigencia de los consumidores para las entregas a tiempo de sus productos y servicios, con todos los recursos y la planificación necesarios para la óptima gestión del antes, durante y post-evento.

“Debemos tener las cosas a tiempo y que el personal llegue a donde necesite. Esto implica habilidades y contactos, ya son 17 años de experiencia”, apunta Jorge.

El detrás de cámara de este día a día tiene que ver con el ADN propio de Excalibur, eso que lo hace único y lo diferencia en el sector. La identidad y el estilo de gestión tiene nombre propio, lo define el capital humano que suma sus talentos para llegar a un excelente resultado. “Lo más importante de la logística es el trabajo en equipo, abarca la labor en operación de principio a fin. No se puede solo. Cada uno en su saber puede aportar”, explica Alejandra Correa, gerente comercial de la empresa.

La planner

En Excalibur, la logística pasa por concebir, planear, ejecutar y terminar un evento. “A partir de una historia, ir de lo general a lo particular. Es lo que proveemos, soluciones, eventos y experiencias”, añade Aleja.

Una figura central es Carolina Camacho, “Carola, la planner” es la encargada  de programar y alinear al grupo. Establece qué áreas intervienen cuando el cliente solicita una actividad. “La empresa siempre tiene presente una lista de chequeo. Seguimos un proceso”.

Recientemente, hemos hecho transmisiones en vivo para MinTic en San José del Guaviare, por ejemplo, entonces coordinamos pantallas, recursos audiovisuales, hacemos un listado. Lo mismo ocurrió cuando se inauguró la estación Castilla de Ecopetrol. Con Direct tv hacemos perifoneo, contratamos los animadores y hacemos actividades regionales en Acacias, Guamal, Puerto López o Casanare. Planeamos el montaje de carpas y pantallas para las capacitaciones.  En fin, para mí la logística es el manejo de todo, desde el traslado del personal hasta el montaje, sonido, tarima, sonido, asistencia y alimentación”.

Carola confiesa que a veces hay tres actividades el mismo día y con todas hay que cumplir. “Cuando los eventos los confirman sobre la fecha, de un día para otro, hay que correr. A veces se confirman sobre el tiempo y cuando hay imprevistos, hay que respirar profundo, ver qué pasó y resolver. Lo más retador es cumplir dentro del tiempo establecido”.

Carolina explica que en Excalibur “debemos saber el ¿qué?, el ¿cómo? Y el ¿dónde? “Jorge nos dice: “dígame el peso, olor, sabor”. Una solicitud de una marca puede abarcar desde una docena de ítems hasta 120 ítems si es un evento complejo, implica mucha creatividad”.

En cuanto al número de personas involucradas, depende de la programación. “A veces puede requerirse desde una persona en adelante. “Ya existe un modo de hacer, sabemos en caso tal, hago tal cosa”. Con respecto a cómo se hacían los eventos antes de la pandemia, “los clientes siguen solicitando eventos presenciales, pero ahora con menos aforo y menos gente”.

En fin, las actividades siguen un check list y una programación que incluye convocar a los logísticos, revisar el ARL, confirmar que toda la reglamentación necesaria y alistar el material requerido. “Nuestras actividades pueden desarrollarse en Villavicencio -zona urbana y rural- o en diferentes ciudades. “Y cuando surge algún imprevisto, no buscamos problemas sino soluciones”, finalizó Carola.

Sinceros y honestos

Y si de soluciones se trata, nadie mejor que Fidel para hacer que todo el engranaje marche a buen paso. Como responsable de los vehículos y la bodega, su mente está enfocada en el orden –cada cosa en su lugar-, los implementos que se requieren de cara al movimiento del día o el montaje de carpas y tarimas, si es el caso.

“La seguridad y la planeación es nuestra fortaleza para sentirnos seguros en los eventos. Seguimos el paso a paso, lo tenemos en la mente, sabemos lo que toca hacer y tratamos de solucionar hasta donde más se pueda”, comenta Fidel.

El positivismo es otra de las características de Fidel: “nuestro lema es marcar la diferencia, siempre estamos en esas. Aprendemos, somos sinceros y honestos a la hora de decirnos las cosas. Eso es lo que más me gusta; la armonía y el compañerismo me motiva y me da confianza. Donde no hay eso, no hay nada, de ahí nace todo”.

San José del Guaviare, Acacias y Yopal son parte de la hoja de ruta de Fidel o también llamado “don Hernando”. “Como resultado del trabajo en equipo, hemos recibido buenas calificaciones de los clientes. Por eso, sabemos que estamos haciendo una buena labor”.

Su mayor satisfacción es que los compañeros le dicen que quieren viajar con él… “Y yo me pregunto: cuándo me gané yo eso. Este ha sido para mí un tiempo de bendiciones”, finaliza Fidel.