Hay gran variedad de tareas en las funciones que desempeña una productora de eventos, quédate y te contaremos en que consisten. (Productora de Eventos)
(Productora de Eventos) Trabajar en la planificación, ejecución y retroalimentación de una productora de eventos no es cosa sencilla. Sin embargo conocer a detalle sus funciones es un buen comienzo, por lo tanto aquí te contaremos cual es el alcance de cada función.
Para empezar, debemos recordar en qué consiste una Productora de Eventos, en que se fundamenta y hacia que está enfocada.
En diferentes sitios de internet podremos encontrar diferentes definiciones de lo que es una Productora de Eventos, sin embargo identificarla como el desarrollo de diferentes estrategias que están dirigidas a llevar a cabo un evento especial parece ser un buen concepto.
Como equipo de trabajo una productora de eventos es vista como un medio, como un vehículo que se encarga de dar una presentación adecuada al mensaje que se desea transmitir. No es el objetivo sino el canal, no el fin sino el medio. Las estrategias que se llevan a cabo desde allí, se desarrollan por medio de un acontecimiento y una finalidad muy precisa: la consolidación de un objetivo detallado. Ver… Activaciones de Marca
Medio y Fin
Permítenos ilustrar lo anteriormente descrito de la siguiente manera: Imagina que una productora de eventos ha organizado un evento en un determinado lugar de la ciudad con el fin de promocionar y hacer el debut de una nueva marca de calzado. El propósito de dicho evento es pues que las personas compren y conozcan el producto nuevo. El medio para consolidar la venta será el lugar de reunión que se ha preparado junto a las diferentes estrategias publicitarias.
Pasando un poco más a la práctica, una productora de eventos trae consigo diferentes nombres a través de los cuales también puede ser conocida. Entre estos nombres están: “organizador de eventos”, “coordinación de eventos” o también “event planner”. De manera que cuando encuentres este tipo de nombres para describir a una productora de eventos, ya sabrás a qué se refieren.
La principales funciones de una productora de eventos son:
Si las dividimos en torno a lo que respecta como la fase de proceso tendremos:
a.) Funciones en diseño de eventos:
- Identificar el objetivo a consolidar
- Determinar el público objetivo hacia el cual estará enfocada toda la estrategia
- Señalar cuales serán las prioridades y necesidades corporativas de la reunión
- Identificar las prioridades y necesidades del púbico objetivo
- Escoger el grupo de profesionales adecuados e idóneos para el evento en concreto
- Realizar un presupuesto de cada etapa del evento
b.) Las funciones que se requieren para el diseño y planeación del evento:
- Señalar la(s) fecha(s) en las cuales se llevará a cabo el evento
- Definir el número de invitado o asistentes
- Ubicar el espacio adecuado e idóneo con sus rutas de transporte y acceso
- Protocolos y cronogramas para el evento
- Determinar cuál será la estrategia de publicidad y marketing digital que envolverá la idea que se quiere transmitir
- Tener un directorio de diferentes proveedores que cuenten con la experiencia y los recursos que se necesiten para cada necesidad que se pueda presentar
- Generar un plan de costos completo
- En la organización delegar a cada trabajador y proveedor una tarea específica según la necesidad
c.) Funciones relacionadas con la Producción de la reunión
- Cerrar en contrato los espacios adecuados y fijados para la reunión, juntamente a sus profesionales y los insumos según los recursos destinados para ello
- Revisar, hacer un seguimiento de cada etapa del montaje de la herramienta que se necesite para la organización de plataformas y cajas negras sobre las cuales se montará el evento
- Tener un control claro y preciso de cuanto se demora cada etapa del proceso del evento
- Identificar y solucionar imprevistos que se puedan presentar en el camino
- Liderar y dirigir a los diferentes miembros del equipo que se estará encargando del evento
- Supervisar de igual manera la reorganización de la infraestructura que se haya usado en el evento
d.) Funciones de Retroalimentación del evento
- Suscribir todos los datos importantes en una base de datos que permitan evaluar el rendimiento de cada etapa del evento
- Hacer un seguimiento a los resultados del evento (aciertos y desaciertos)
- Proponer nuevas estrategias para el futuro teniendo en cuenta lo que se puede mejorar para buscar un mejor nivel de profesionalización
Para concluir
Aunque el éxito de una productora de eventos se le puede atribuir a cientos de razones, no cabe duda alguna que la clave está en contar con un fuerte equipo de profesionales. La experiencia es fundamental al momento de llevar a cabo cualquier evento, por eso te sugerimos contar con el mejor equipo que puedas contratar.
Te animamos a conocer más sobre la organización de eventos: https://es.wikipedia.org/wiki/Organizaci%C3%B3n_de_eventos
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