Ventajas de tener un proveedor logístico

Cómo elegir un proveedor logístico – Criterios para elegir un proveedor logístico

Una gran cantidad de empresas deben realizar actividades diferentes a lo que se supone que es el core de su negocio, actividades de carácter transitorio, pero que se repiten algunas veces al año: encuentros con proveedores, actividades de fidelización o lanzamiento de nuevos productos; actividades de bienestar con los empleados y/o sus familias; celebración de fechas especiales; proyectos específicos que pueden requerir la instalación de estructuras para albergar a tus invitados, empleados, clientes o público en general.

Estas y muchas otras actividades más requieren contar con la participación de proveedores externos, personas naturales o jurídicas que se dedican a prestar servicios en múltiples campos de actividad comercial, industrial o de servicios. Este eslabón de la cadena de producción, los proveedores, se convierten en una variable crítica para el logro de las metas corporativas y su gestión debería ser cada día más soportada en información confiable y con métricas suficientes para reducir los riesgos de incumplimiento en cualquiera de las áreas organizacionales que requieren sus servicios.

Estas faltas de los terceros que nos prestan sus servicios pueden derivar en daños en la reputación de la empresa, interrupciones en la cadena de producción, pago de indemnizaciones, daños materiales de diferente tipo o perdidas que, a veces resultan difíciles de cuantificar: tiempo de directivos, personal profesional atendiendo incidentes dentro de las instalaciones de la compañía, tiempos que demandan juzgados, instituciones gubernamentales o compañías de seguros para determinar responsabilidades, indemnizaciones, sanciones y otros, que de cualquier forma van a afectar las utilidades del periodo y en algunos casos pueden dar al traste con la actividad empresarial.

Por lo cuales importante definir qué características debe cumplir la persona u organización que nos ayudará con tareas tan importantes como la atención de nuestros clientes, proveedores o empleados; incluso puede ser en labores que no impliquen el trato con muchas personas, como puede ser el caso de cambiar luminarias externas, limpiar la parte exterior de los vidrios en edificios o cosas por el estilo.

CRITERIOS QUE TE PUEDEN AYUDAR EN LA SELECCIÓN DE PROVEEDORES LOGÍSTICOS

1. Cantidad de proveedores
   A veces tratar con muchos proveedores al mismo tiempo te puede causar grandes dolores de cabeza y una cantidad significativa de recursos tanto en efectivo, como humanos.
2. Naturaleza
   Nos referimos al tipo de persona, desde el punto de vista legal, que contratarás para desarrollar las labores que por falta de personal, experiencia o cualquier otro motivo no ejecutas con integrantes de tu staff, en Colombia existen las personas naturales o jurídicas, las primeras de ellas son los individuos o personas que en nombre propio y directamente prestan actividades comerciales.Las segundas son las empresas en cualquiera de sus modalidades de organización social permitidas por la Ley, sociedades limitadas, las sociedades anónimas simplificadas, las sociedades en comandita, en comandita por acciones y cualquiera otra permitida por la Ley.Contratar una u otra te puede traer diferentes ventajas y desventajas
3. Tipo de contribuyente
   Si el proveedor que contratas, sin importar si es persona natural o jurídica, es responsable del Impuesto al Valor Agregado – IVA, este “gasto”, dependiendo del tipo de actividades económicas que realices y al área al que se vaya a aplicar el servicio, puede ser descontable del IVA de tu compañía.Generalmente las personas naturales, no quieren y se cuidan, de pertenecer al régimen contributivo, puesto que para ellos implica una disminución de su capacidad competitiva, que regularmente está soportada en el precio, por eso mayoritariamente las personas naturales no facturan IVA.Consulta con tu contador si los servicios logísticos que necesitas están asociados a tu actividad económica principal y si puedes descontarlos en la declaración bimestral o cuatrimestral, si puedes deducirlos de tu declaración a la DIAN, te convendría contratar una persona jurídica para la producción de los eventos, la prestación de los servicios o la actividad que vayas a realizar.
   
   Si el facturado por tu proveedor no lo puedes restar de tu declaración periódica, en un primer acercamiento te convendría hacer trato con una persona natural.Pero no olvides que este no es el único factor a tener en la cuenta.
4. Cobertura
   Cuando hablamos de cobertura nos referimos al área geográfica en la que te pueden prestar el servicio, no importa dónde tengan la oficina principal, hay aliados logísticos que, para ciertos servicios tienen una cobertura regional, nacional y en el caso de las transportadoras, algunas de ellas tienen cobertura global.La elección dependerá de si necesitas los servicios logísticos únicamente para tu oficina principal, si es una necesidad regional la que quieres cubrir o es una estrategia nacional que vas a desplegar.
5. Precios
   Una de las variables más disímiles, difíciles e inciertas de ponderar, es la del precio, puesto que, ateniéndonos al aforismo popular que lo barato sale caro, contratar un servicio sólo por el precio no parece muy sabio; por lo cual es bueno que, de acuerdo con tus condiciones específicas y el tipo de apoyo a contratar, hagas una ponderación de cada una de las variables aquí relacionadas, e incluso alguna otra que, por tus características propias, no hayamos incluido en este artículo de referencia.
6. Confiabilidad
   Este aspecto dentro de la selección de proveedores es uno de los de mayor importancia, sino el que más, puesto que básicamente cuando se elige un operador lo que buscamos es que sus servicios, sean la instalación y alquiler de una carpa para desarrollar un evento, el mantenimiento de los prados, el suministro de transporte para el personal, o cualquier otro que estemos requiriendo, operen perfectamente, sin incidentes y en un marco de gestión del riesgo controlado.Por ello cuando vas a entablar una relación comercial con un tercero, para la provisión de servicios a tu organización, debes buscar idealmente, que se alinee con las políticas de gestión riesgos, que tenga mecanismos reales para su atenuación, traslado anulación, para ello debes entre otros:
   • Exigir la constitución de garantías
   • Realizar los análisis de riesgos inherentes a la actividad que va a ejecutar el tercero
   • Revisar si tienen sistemas de gestión formalmente certificados
   • Si ha sido evaluado por el Consejo Colombiano de Seguridad
   • Revisar la afiliación al Sistema General de Seguridad Social en Salud, especialmente a la ARL
   • Formalizar el acuerdo a través de un contrato, en casos de actividades de cobertura regional y nacional; en actividades de impacto local, si son recurrentes o su impacto dentro de la compañía es alto.
7. Capacidad instalada
   Muchas veces el papel puede con todo, es decir que cualquiera te puede decir que hace tures a Marte y construye tapas para volcanes, por lo cual en algunos casos es conveniente realizar visitas al sitio de operaciones, cuarteles generales, bodegas u oficinas; sin olvidar la revisión de contratos similares al que esperamos suscribir con ellos.En algunos casos la página web nos puede dar una idea más o menos clara de la capacidad organizativa del futuro proveedor no obstante, al mundo web le pasa lo mismo que al papel, por lo cual es mejor que te eches la pasadita y conozcas de primera mano, con quién vas a entablar una relación comercial; la cual te puede facilitar la operación y representar beneficios, o puede ser una fuente de frustración y perdidas

Si tienes a la vista algún proyecto que involucre la utilización de subcontratistas no olvides revisar estos aspectos para que no vayas a tener dolores de cabeza en el futuro.

Pero si estás interesado en realizar alguna actividad con tus proveedores, con tu planta de personal o con tus clientes que involucre la adecuación de espacios temporales con carpas, sonido, luces o video, llámanos estamos para servirte en las mejores condiciones de seguridad, calidad y precio, somos #excaliburproducciones.